Toutes les options qui suivent sont accessibles par le menu
Edition rubrique Paramètres.
Vous avez accès à de nombreux paramètres pour configurer Grisbi que
nous allons énumérés ci-dessous.
17.1 Fichiers
Cet onglet permet de définir la façon dont Grisbi utilise vos fichiers de
comptes (voir figure 17.1).
Figure 17.1 : Configuration des fichiers
Gestion des fichiers de comptes
On peut y configurer :
- le chargement automatique ou non du dernier fichier utilisé (par défaut,
Grisbi charge automatiquement le dernier modifié) ;
- l'enregistrement automatique ou non lors de la fermeture du fichier ou du
programme (par défaut, Grisbi n'enregistre pas automatiquement le fichier s'il a
été modifié et vous demandera donc de le faire) ;
- Grisbi permettant à plusieurs utilisateurs d'avoir accès au même fichier
(non pas simultanément mais successivement), il vous est possible de décider si
vous voulez forcer l'enregistrement ou si vous voulez ne pouvoir enregistrer que
si le fichier n'est pas utilisé par un autre utilisateur ;
- le taux de compression de votre fichier de comptes ainsi que celui de la
sauvegarde. La compression vous permet d'avoir un fichier moins volumineux mais
dans ce cas, celui-ci ne sera plus lisible avec un éditeur de texte.
- le nombre des derniers fichiers ouverts accessibles par le menu
Fichier/Derniers fichiers ;
Sauvegardes
Vous pouvez :
-
choisir la sauvegarde à l'ouverture du fichier, avec
extention automatique du nom de fichier, mais cette sauvegarde s'effectuera
à la racine de votre répertoire personnel ;
- faire une sauvegarde automatique. Dans ce cas, il vous
faudra indiquer un nom de fichier de sauvegarde ainsi que son chemin d'accès.
- régler le niveau de compression de la sauvegarde.
17.2 Importer
Dans cette onglet, vous pouvez chercher des opérations
n jours autour de votre date de l'opération importée.
Figure 17.2 : Configuration des opérations planifiées
17.3 Programmes
Vous devez renseigner Grisbi pour pouvoir imprimer les états
via Latex.
Figure 17.3 : Configuration des opérations planifiées
Imprimer l'état
Vous devez entrer :
-
la commande souhaitée pour Latex (latex par défaut)
- la commande souhaitée pour dvips (dvips par défaut)
- le nom de votre navigateur internet. Vous devrez certainement
indiquer le chemin complet vers le fichier exécutable si vous rencontrez
des problèmes.
17.4 Affichage
Cet onglet est très important puisqu'il permet de définir toutes les préférences
d'affichage dans Grisbi. Il se répartit en plusieurs sous-onglets.
17.4.1 Polices et logo
Figure 17.4 : Modification Polices et Logo
Vous pouvez modifier la police et le logo utilisé (voir figure
17.4) .
Logo de Grisbi
Figure 17.5 : Changer le logo
-
Vous pouvez utiliser ou non le logo de Grisbi (ou un autre) en (dé)cochant
le bouton radio Utiliser le logo
- Vous pouvez modifier le logo qui apparaît dans la page d'accueil de Grisbi.
Cette option est surtout intéressante pour les trésoriers d'associations
(ou assimilés) qui pourront ainsi imprimer des états avec le logo
de leur association au lieu de celui de Grisbi. Vous pouvez changer le logo en
cliquant dessus et en choisissant un nouveau logo
(voir figure 17.5).
- Vous pouvez modifier l'animation d'accueil en cliquant sur le logo et
en choisissant une nouvelle animation de la même manière que pour changer
de logo.
Polices
Figure 17.6 : Modifier la police
Pour changer la police dans Grisbi ;
-
Cliquez sur le nom de la police actuelle. Une nouvelle fenêtre
apparaît (voir figure 17.6)
- Sélectionnez la police que vous voulez et validez.
17.4.2 Messages et alertes
Figure 17.7 : Modifier les Messages et alertes
Dans cette section vous pouvez modifier les messages et les alertes
que vous renvoie Grisbi (voir figure
17.7) .
Messages d'alertes
Vous pouvez :
-
Vous faire avertir ou non si les seuils minimums des comptes sont atteints
- Vous faire avertir ou non lorsque le fichier de compte est
ouvert par quelqu'un d'autre que vous
- Vous faire avertir ou non lorsque le fichier est déjà ouvert
- Vous faire avertir ou non que le format QIF ne contient
pas de devises
Alertes de l'échéancier
Renseignez ici le nombre de jours précédant le rappel d'une échéance.
17.4.3 Adresses et titres
Figure 17.8 : Modifier les Messages et alertes
-
Vous pouvez modifier le nom du fichier de compte que vous
utilisez (voir figure 17.8).
- Vous pouvez indiquer deux adresses différentes pour le nom
du compte.
17.4.4 Formulaire de saisie d'opérations
Cet onglet vous permet de modifier les actions sur dans les
opérations (voir figure 17.9).
Figure 17.9 : Modifier les paramètres de saisie
Presser ENTREE dans le formulaire de sasie d'opérations
Affecte la touche <Entrée> :
-
soit à la sélection du prochain champ
- soit à la validation de l'opération (par défaut)
Champs affichés
Vous permez d'indiquer les champs que vous voulez voir ou pas parmi :
-
N° opération : le numéro de l'opération est un numéro d'ordre généré par Grisbi.
Pour vous permettre de retrouver afficher cette information et la reporter
sur votre pièce comptable (et bien
évidemment la classer ensuite selon ce numéro) ;
- Date de valeur : la date de valeur est la date à laquelle la banque
comptabilise effectivement l'opération. C'est à dire que c'est cette date
qui fait foi pour le calcul des intérêts et des agios.
- Exercices : si vous voulez distinguer vos opérations
dans vos états, non par rapport à la date sous laquelle vous les enregistrez mais
par rapport à la période comptable à laquelle elles appartiennent réellement,
utilisez les exercices (voir le paragraphe 17.5.3 pour la
configuration et le paragraphe 18.8 pour l'intérêt
d'utiliser les exercices) ;
- Imputations budgétaires : si vous voulez faire une
comptabilité précise, vous avez tout intérêt à utiliser les imputations
budgétaires. Si ce que vous faisiez jusqu'à maintenant vous convient, et si vous
n'avez pas envie de vous casser la tête, ne cochez pas cette case. En tout état
de cause, prenez tout de même la peine de lire le paragraphe consacré à ce sujet
(voir le chapitre 12) ;
- Pièces comptables : vous permet de saisir
un numéro de pièce comptable (numéro de votre facture de téléphone, ou
autre). Il s'agit d'enregistrer dans Grisbi le numéro qui est sur votre facture,
et non l'inverse comme dans le premier cas ;
- Informations Banque/Guichet : si vous recevez
beaucoup de chèques, Grisbi vous permet, moyennant la création d'un compte
Chèques à l'encaissement (voir le paragraphe 18.6), de
pouvoir imprimer directement votre bordereau de remise de chèques (prévu
pour la prochaine version). Il vous faudra indiquer dans cette zone du
formulaire de saisie le nom de la banque et du guichet du chèque que vous
encaissez afin que le bordereau soit correctement créé. Vous pouvez aussi
utiliser ces informations même si vous ne comptez pas imprimer de bordereau de
remise ;
Par défaut, utiliser l'exercice
Vous permez de sélectionner par défaut l'exercice que vous voulez :
-
Soit le dernier exercice sélectionné devient l'exercice par défaut dans Grisbi ;
- Soit l'exercice par défaut est l'exercice correspondant à la date entrée ;
17.4.5 Cellules de la liste des opérations
Cet onglet
(voir figure 17.10)
vous permet de personnaliser totalement l'affichage des
opérations dans leur onglet.
Figure 17.10 : Configuration de l'affichage des opérations
Vous pouvez définir :
- les informations qui seront affichées ou non dans la fenêtre (et
non dans le formulaire comme pour
l'onglet Formulaire de saisie d'opération) ;
- l'emplacement (ligne et colonne) où elles seront affichées ;
- la largeur des colonnes ;
- la portée (locale ou globale) des icônes d'affichage ;
- les lignes qui s'affichent quand vous cliquez sur
les icônes situées en haut de l'onglet Opérations.
Prévisualisation de la liste des opérations
-
Vous pouvez modifier la largeur des colonnes en cliquant entre deux
colonnes sans relacher et en déplaçant le séparateur avec la souris.
- Dans le tableau, vous pouvez réorganiser les items en fonction de
vos préférences de manière très simple : cliquez (sans relacher) sur un
item est faites-le glisser vers l'endroit désiré.
- Vous aurez remarqué qu'il y a plusieurs lignes dans ce tableau :
chaque ligne représente la position (en ligne) que l'item aura dans
l'affichage des opérations. Selon votre choix (à l'aide des icônes
dans l'onglet Opérations), vous pouvez afficher une, deux, trois lignes.
À noter que le titre d'une colonne reprend le libellé de l'information
située sur la première ligne, bien que cela n'apparaisse pas dans le
tableau.
Contenu de la liste des opérations
-
Vous pouvez choisir ici les informations que vous souhaitez voir affichées.
Cliquez sur un item pour le (dé)sélectionner dans le tableau. L'item
apparaît dans le tableau à la première case vide en commençant par la première
ligne. Vous pourrez ensuite le changer de place comme nous l'avons vu dans
la section précédente.
- Vous pouvez indiquer à Grisbi d'ajuster la taille des colonnes dans les
mêmes proportions que dans le tableau de prévisualisation en cochant
la case adéquate. Je vous conseille plus de définir la taille des colonnes
directement dans l'onglet Opérations de la même manière qu'ici.
- Vous pouvez demander à Grisbi de retenir ou non la taille des colonnes
pour chaque compte. En cochant cette case, vous demandez également à Grisbi de
retenir pour chaque compte le nombre de lignes affichées dans l'onglet Opération
(voir 6.2).
- Le dernier bouton permet, comme son nom l'indique, de rétablir
les réglages par défaut.
17.4.6 Liste des opérations
Modes d'affichage
Vous pouvez indiquer ici de manière simple l'ordre d'affichage
des items sélectionnés selon que vous désirez un affichage à
une, deux ou trois lignes (à l'aide des icônes présents en haut
dans l'onglet Opérations). Les lignes sont indiquées en
fonction de ce que vous avez saisi dans l'onglet "Cellules de la
liste des opérations" dans les paramètres de Grisbi.
Trier la liste d'opérations
Vous avez le choix entre :
-
un tri en fonction de la date de valeur
- un tri en fonction de la date d'opération
Vous pouvez indiqué également à Grisbi de regrouper ou pas
les opérations marquées.
17.4.7 Rapprochement
Vous pouvez définir l'ordre d'affichage des opérations des comptes
dans la liste des comptes. Sélectionnez un type d'opération et
cliqez sur les bouton Monter ou Descendre à droite.
17.4.8 Configuration de l'affichage des informations d'une opération
Dans la partie centrale vous trouverez, sous forme de cases à cocher, la liste
des comptes que vous voulez trier par dates.
17.5 Ressources
Figure 17.11 : Configuration des devises
Vous pouvez dans cet onglet (voir figure
17.11) ajouter ou supprimer des devises, et leur
attribuer le symbole que vous souhaitez. Par exemple, si votre système le permet,
vous pouvez saisir <AltGr><e> pour l'euro. Vous pouvez aussi indiquer si
les devises passeront à l'Euro lorsque vous choisirez de basculer la tenue d'un
compte dans cette monnaie.
Vous pouvez également enregistrer le taux de change de cette devise.
Si vous essayez de supprimer une devise utilisée dans un compte, Grisbi
refusera.
Si la devise que vous créez n'est pas dans la zone Euro, il vous suffit de
décocher l'option, et Grisbi ne vous permettra pas de saisir un taux de change
fixe. Ce taux vous sera demandé à chaque opération enregistrée dans cette
devise.
Pour information, le tableau ci-dessous reprend les taux de conversion en Euro
des monnaies participantes. Depuis le 1er janvier 1999, ces taux sont fixés de
manière définitive et irrévocable. Le tableau exprime la valeur de 1 Euro dans
chaque monnaie. Cette valeur se compose d'une séquence de six chiffres
significatifs (par exemple : 1 EUR = xx,xxxx BEF).
Devise |
Abréviation |
Taux |
Franc belge |
BEF |
40,3400 |
Schilling autrichien |
ATS |
13,7603 |
Mark allemand |
DEM |
1,95583 |
Peseta espagnole |
ESP |
166,386 |
Mark finlandais |
FIM |
5,94573 |
Franc français |
FRF |
6,55957 |
Livre irlandaise |
IEP |
0,78756 |
Lire italienne |
ITL |
1936,27 |
Franc luxembourgeois |
LUF |
40,3399 |
Florin néerlandais |
NLG |
2,20371 |
Escudo portugais |
PTE |
200,482 |
Drachme grecque |
GRD |
340,750 |
Vous pouvez ici (voir figure 17.12) ajouter ou supprimer des établissements bancaires et saisir un certain nombre
d'informations (nom, adresse, etc.) et également le code banque (c'est celui qui
sera affiché dans les propriétés du compte).
Figure 17.12 : Configuration des établissements financiers
Figure 17.13 : Configuration des exercices
Cet onglet (voir figure 17.13) se
divise en deux parties :
Exercices définis
- à gauche : la liste des exercices ;
- à droite un bouton pour ajouter un exercice,
un bouton pour supprimer l'exercice sélectionné dans la liste et
un bouton pour attribuer automatiquement un exercice à toutes les
opérations qui en sont dépourvues en fonction de la date de l'opération. C'est
le bouton magique pour un fichier importé d'une ancienne version (ou au
format QIF) ;
Détails sur l'exercice
Vous pouvez modifier :
- le nom de l'exercice (aucune contrainte, vous pouvez inventer ce que
vous voulez : par exemple 2002, 2003, mais aussi 2002-2003 ou encore 2002-07) ;
- les dates de début et de fin de l'exercice. Attention à ne pas faire
chevaucher les exercices ;
- une case à cocher pour afficher l'exercice dans la liste du formulaire de
saisie des opérations. Vous pouvez ainsi désactiver l'affichage des anciens
exercices. Si vous rappelez, dans le formulaire de saisie des opérations, une
opération dont l'exercice n'est plus affiché, la mention Non affiché
apparaîtra à la place du libellé de l'exercice ;
17.6 Modes de réglement
Cet onglet (voir figure 17.14) vous permet
de configurer les différents modes de paiement disponibles dans Grisbi, compte
par compte, et donc apparaissant dans la liste déroulante du formulaire de
saisie des opérations.
Figure 17.14 : Configuration des modes de paiement
Modes de réglement définis
C'est la partie haute de l'onglet. Vous voyez ici la liste de tous vos comptes
(dans l'ordre où ils ont été créés et non celui où ils sont affichés) précédés
d'une petite flèche. Un clic sur cette flèche ouvre ou
referme la liste des catégories d'opérations disponibles :
- débit : précédé de (-) ;
- crédit : précédé de (+) ;
- virement : un virement bancaire peut être entrant ou sortant. Ce mode doit
donc être proposé tant au débit qu'au crédit. Grisbi considère qu'il est neutre.
Par ailleurs, le bouton Ajouter est devenu actif (en fait, il le devient
dès qu'un compte est sélectionné) ce qui vous permet d'ajouter un
nouveau mode de paiement.
Pour créer un nouveau mode de paiement :
-
Sélectionnez le compte pour lequel vous voulez créer un nouveau mode
de paiement. Le bouton Ajouter devient actif. Cliquez dessus.
- Un nouveau mode (appelé Nouveau mode de réglement) apparaît
à la fin de la liste des modes. Cliquez sur ce mode et la partie centrale devient
active. Il vous suffit de paramétrer ce nouveau mode.
Si vous cliquez sur la flèche placée devant débit ou crédit,
vous déroulerez la liste des modes
de paiement disponibles pour ces comptes. Vous constaterez que l'un d'eux
est suivi d'un rond dans la colonne Défaut, ce qui veut logiquement
dire qu'à chaque nouvelle opération dans ce compte, la liste des modes
de paiement sera positionnée par défaut sur ce mode.
Si vous cliquez maintenant sur un des modes de paiement, vous constatez que
la partie basse de l'onglet affiche un certain nombre de renseignements sur
ce mode :
Détails sur le mode de réglement
- Nom : C'est le nom du mode de paiement, que vous pouvez modifier à
volonté. Attention cependant à la longueur ;
- Une case à cocher Activer précédée d'une zone de
saisie. Si vous cochez cette case, Grisbi incrémentera automatiquement la
numérotation du contenu de la zone de saisie nommée n° chèque/virement
du formulaire de saisie des opérations. L'application évidente de cette
fonctionnalité est la numérotation automatique des chèques, mais tous les modes
de paiement peuvent bénéficier de cette option. À vous d'imaginer ce que vous
pouvez en faire (vous pouvez numéroter automatiquement vos remises de chèques,
par exemple) ;
- Une liste déroulante vous permettant de définir le classement de ce mode
de paiement : débit, crédit ou neutre (en général les virements sont neutres
mais vous pouvez en inventer d'autres) ;