C'est la fenêtre principale du programme. Elle est divisée en deux parties : la
liste des comptes à gauche et les opérations du compte en cours à droite.
6.1 La liste des comptes
Le nom du compte en cours est affiché en haut à l'intérieur d'un cadre. Pour
changer de compte, il suffit de cliquer sur l'icône en face du compte souhaité
dans la liste située en
dessous (voir figure 6.1).
Figure 6.1 : Liste des comptes
6.2 Les opérations
Cette fenêtre affiche la liste des opérations du compte sélectionné dans la
liste des comptes. On peut s'y déplacer avec les flèches <Haut> et
<Bas>.
Juste en dessous de cette liste sont indiqués les soldes. Le solde courant est
le solde réel du compte. Le solde pointé est celui qui correspond à votre
dernier rapprochement, à moins que vous ne pointiez régulièrement vos opérations
auquel cas il correspond au solde tel que le connaît votre banque. Voir le
chapitre 8 concernant le rapprochement bancaire.
Il est possible de modifier l'affichage avec la barre d'icônes située en haut et
à gauche de la fenêtre des opérations.
Les icônes ont les fonctions suivantes :
permettent respectivement d'afficher ou de masquer le formulaire de
saisie/modification d'une opération ;
permettent respectivement d'afficher les opérations sur une, deux, trois
ou quatre lignes ;
permettent respectivement d'afficher toutes les opérations ou seulement les
opérations non rapprochées.
Ces options d'affichage influent par défaut sur l'affichage de tous les comptes.
Vous pouvez modifier ceci et préférer un affichage différent pour chaque compte
(voir le paragraphe 17.4.5).
La touche <Entrée> ou le double clic sur une opération sélectionnée édite
celle-ci ou en crée une nouvelle si la sélection est sur la ligne vide située
en bas de la liste. Si le formulaire de saisie/modification n'est pas affiché,
il s'affichera automatiquement.
La touche <Suppr> supprime l'opération sélectionnée à moins qu'elle ne soit
en mode édition.
La combinaison de touches <Ctrl><P> permet de donner/retirer à une
opération le statut d'opération pointée et <Ctrl><R> celui d'opération
rapprochée (voir le chapitre 8). Vous pouvez également
pointer une opération avec la souris en maintenant la touche <Ctrl>
appuyée et en cliquant dans la colonne P/R sur la ligne de l'opération à pointer.
Figure 6.2 : Menu contextuel de la liste d'opérations
Enfin, un menu contextuel
(voir figure 6.3).
est disponible sur la liste des opérations. Il permet les actions
suivantes:
-
éditer l'opération sélectionnée ;
- créer une nouvelle opération ;
- supprimer l'opération sélectionnée ;
- cloner l'opération sélectionnée ;
- convertir l'opération en échéance (ce qui permet de créer facilement des échéances après coup) ;
- déplacer l'opération vers un autre compte.
6.3 Saisie d'une opération
La saisie d'une opération se fait dans le formulaire situé dans le bas de la
fenêtre des
opérations (voir figure 6.3).
Figure 6.3 : Formulaire de saisie des opérations
Le déplacement dans le formulaire s'effectue par la touche tabulation. La touche
<Entrée> est configurable : elle permet soit de se déplacer dans le
formulaire soit de valider l'entrée (voir le paragraphe 17.4.4).
Cette configuration affecte à la fois la touche <Entrée> du pavé
alphabétique et celle du pavé numérique.
La touche <Échap> permet d'annuler la saisie en cours.
Les informations disponibles pour une opération sont les suivantes :
- le numéro de l'opération : il s'agit d'un numéro d'ordre attribué par Grisbi ;
- la date de l'opération ;
- le tiers ;
- le montant : les débits et les crédits sont saisis et affichés dans deux colonnes différentes ;
- la devise de l'opération : on la sélectionne dans une liste déroulante qui s'ouvre avec la barre d'espace ;
- la date de valeur : c'est la date à laquelle la banque enregistre l'opération ;
- la catégorie ;
- le mode de règlement :
- le numéro du chèque (si le mode de règlement sélectionné permet cette saisie) ;
- l'exercice ;
- l'imputation budgétaire ;
- la référence de la pièce comptable (votre numéro de facture par exemple) ;
- les notes ;
- les références bancaires (utile uniquement si vous enregistrez un chèque reçu).
Toutes ces informations ne sont pas affichées par défaut. Vous pouvez choisir
de les afficher ou non (voir le paragraphe 17.4.4).
Vous pouvez également modifier l'ordre d'affichage
de ces informations dans la liste des opérations avec le menu
Edition / Paramètres / Cellules de la liste des opérations
(voir le paragraphe 17.4.5).
Outre la souris, il est possible d'utiliser le clavier pour faire des sélections
dans les listes déroulantes.
Les listes déroulantes des tiers, catégories et imputations budgétaires s'ouvrent
avec la touche <PgDn> et on peut s'y déplacer avec les touches <Haut> et
<Bas> puis valider avec la touche <Entrée>. On peut aussi commencer
à saisir les premières lettres et Grisbi complète la saisie dès qu'il connait
assez de lettres.
Les listes déroulantes des devises, exercices et modes de règlement s'ouvrent
avec la touche <Espace>, on s'y déplace avec les touches <Haut> et
<Bas> et on valide avec la touche <Espace>.
La date du jour ou la dernière date entrée s'affiche automatiquement. Un double
clic sur la date, de même que la combinaison des touches <Ctrl><Entrée>,
affiche un calendrier permettant de sélectionner la
date (voir figure 6.4).
Figure 6.4 : Calendrier de sélection d'une date
Une fois le calendrier ouvert, vous pouvez sélectionner une nouvelle date aussi
bien à la souris qu'au clavier :
-
un double clic ou l'appui sur la touche <Entrée> valide la date sélectionnée ;
- un clic sur le bouton Annuler ou l'appui sur la touche <Esc> permet de
fermer le calendrier sans modifier la date ;
- les touches <+> et <->, de même que les touches <Droite> et
<Gauche>, permettent respectivement de passer au jour suivant ou précédent ;
- les touches <Bas> et <Haut> permettent respectivement de passer
à la semaine suivante ou précédente ;
- les touches <PgUp> et <PgDn> permettent respectivement de passer
au mois précédent ou suivant ;
- les touches <Début> (<Home>) et <Fin> permettent respectivement
de passer au premier jour ou au dernier jour du mois.
Vous pouvez aussi saisir la date au clavier au format j/m/a. Il n'est pas
nécessaire de taper deux chiffres si le jour, le mois ou l'année n'en comportent
qu'un (exemple : 1/1/1 pour le premier janvier 2001). De plus, il n'est pas
nécessaire de taper l'année si celle-ci est identique à l'année en cours, ni le
mois si celui-ci est le mois en cours. Grisbi les ajoutera automatiquement.
Il est également possible de taper la date au format jjmmaa ou jjmm (sans
délimiteur) et Grisbi traduira. Par contre, dans ce cas, vous devez utiliser
deux chiffres pour les jours, mois et année.
Enfin, vous pouvez incrémenter ou décrémenter cette date jour par jour avec les
touches <+> et <->. C'est très pratique si vous saisissez plusieurs
opérations dont les dates se suivent. Et pour le cas où vous seriez très en
retard dans la saisie de vos opérations, nous avons étendu les possibilités
d'action au clavier :
-
la combinaison des touches <Shift><+> et <Shift><->
permettent respectivement d'incrémenter et de décrémenter la date d'une semaine ;
- les touches <PgUp> et <PgDn> permettent respectivement d'incrémenter
et de décrémenter la date d'un mois ;
- la combinaison des touches <Shift><PgUp> et <Shift><PgDn>
permettent respectivement d'incrémenter et de décrémenter la date d'une année.
Lors de la saisie dans l'une des trois listes déroulantes (tiers, catégorie et
imputation budgétaire), Grisbi vous proposera de compléter automatiquement son
nom dès qu'il aura reconnu suffisamment de lettres pour cela. Pour accepter
l'auto-complètement, il suffit d'appuyer sur la touche tabulation ou la touche
<Entrée> (selon votre choix de configuration).
Lors de la saisie du tiers, dès que vous sortez de la zone de saisie, les autres
champs du formulaire seront automatiquement complétés à l'identique de la
dernière opération saisie pour ce tiers.
On peut réaliser des virements entre comptes en sélectionnant, dans les
catégories, Virement : nom du compte. La contre-opération sera
automatiquement créée dans l'autre compte. Si les deux comptes ne sont pas
dans la même devise Grisbi effectuera automatiquement la conversion.
6.4 Ventilation d'une opération
Ventiler une opération signifie répartir son montant entre plusieurs lignes
(par exemple, vos achats au supermarché peuvent se répartir entre les
catégories
Alimentation et Soins : Habillement). On peut aussi répartir une
somme sur la même catégorie mais avec des informations différentes dans le
champ Notes (si on désire par exemple mémoriser le détail d'une transaction).
Pour ce faire, vous devez choisir la catégorie Opération ventilée puis
cliquer sur le bouton Ventilation qui apparaît lorsque l'on
quitte la zone de saisie de la
Catégorie (voir figure 6.5).
Figure 6.5 : Saisie d'une opération à ventiler
Si vous validez votre opération avec la touche <Entrée> sans cliquer sur ce
bouton, Grisbi ouvrira de lui-même la fenêtre de
ventilation à la place de la fenêtre des
opérations.
La saisie ligne par ligne des catégories, notes, montant, imputation budgétaire
et exercice des sommes à répartir se fait dans un formulaire situé dans la
partie inférieure de la
fenêtre (voir figure 6.6).
Figure 6.6 : Saisie d'une ligne de ventilation
Les sommes déjà saisies seront affichées dans la partie supérieure de la
fenêtre (voir figure 6.7).
Figure 6.7 : Détail d'une opération ventilée
La liste des comptes quant à elle est remplacée par une fenêtre indiquant le
montant déjà ventilé, le montant Non affecté restant à ventiler et en
dessous, le total de l'opération que vous
ventilez (voir figure 6.8).
Figure 6.8 : Ventilation : affichage des sommes restant à ventiler
Exemple : vous désirez ventiler votre salaire net entre le brut et les charges.
Lorsque le montant non affecté est égal à zéro, vous pouvez valider en cliquant
sur Valider, vous revenez alors à la fenêtre des opérations. Si ce montant
n'est pas égal à zéro, Grisbi le mémorise comme étant non affecté et ouvre une
boite de
dialogue (voir figure 6.9).
Figure 6.9 : Avertissement de ventilation incomplète
vous avertissant que le montant de l'opération n'a pas été entièrement ventilé
et vous demande donc, soit de valider la ventilation auquel cas l'opération sera
validée telle quelle, soit d'annuler auquel cas vous restez sur la fenêtre de
ventilation et vous pouvez poursuivre l'affectation du montant de l'opération.
Une fois la fenêtre de ventilation fermée, l'opération est automatiquement
validée.
6.5 Modifier une opération
Pour modifier une opération, il suffit de la sélectionner (avec un double clic ou
la touche <Entrée>) et elle s'affiche dans le formulaire de
saisie/modification. Il est alors possible de modifier toutes les informations
désirées.
Si l'opération a été rapprochée (voir chapitre 8), il est
par contre impossible de modifier son montant. Les autres champs restent modifiables.
Si vous avez réellement besoin de modifier le montant (mais si vous avez
rapproché l'opération, ce ne devrait pas être le cas) il faut annuler le statut
Rapproché de l'opération en la sélectionnant à la souris ou avec les
flèches <Haut> et <Bas>, puis en appuyant sur la combinaison de touches
<Ctrl><R>.
Modifiez votre opération puis appuyez à nouveau sur les touches
<Ctrl><R>, sinon votre rapprochement deviendrait faux du montant
de cette opération.
Il va sans dire que cette opération est hautement déconseillée (elle sera
d'ailleurs probablement automatiquement désactivée dans une future version de
Grisbi si vous choisissez de faire une comptabilité de type association).
6.6 Supprimer une opération
C'est très simple : sélectionnez l'opération à la souris ou avec les
flèches <Haut> et <Bas>, puis appuyez sur la touche
<Suppr>. Le menu contextuel permet cette opération également.
La suppression ne fonctionnera pas si :
- l'opération est rapprochée (il faut préalablement lui retirer le statut
Rapproché comme décrit dans le paragraphe 6.5
ci-dessus) ;
- l'opération est ouverte en modification. Il faut sortir du mode
modification au préalable. Utilisez la touche <Esc> pour ce faire.
Il vous est aussi possible de supprimer une ligne de ventilation de la même
façon et avec les mêmes restrictions.
6.7 Gestion des devises
Grisbi est capable de gérer des opérations dans une devise différente
de celle du compte, avec ou sans frais de change.
Vous devez tout d'abord avoir créé la devise (voir le paragraphe
17.5.1).
Lors de la saisie de l'opération vous choisissez la devise dans laquelle
l'opération doit être enregistrée. Il y a deux cas de figure possibles.
Si la devise a été déclarée comme faisant partie de la zone Euro, Grisbi fait
automatiquement la conversion et ne vous demande pas s'il y a des frais de
change.
Si la devise n'est pas dans la zone Euro, son taux de change n'a pas été
enregistré et Grisbi vous le demande à ce
moment (voir figure 6.10),
ainsi que les frais de change éventuels. Ils n'apparaîtront pas dans le montant
converti mais seront débités de votre compte. Vous pouvez aussi bien sûr les
saisir en tant qu'opération indépendante dans la catégorie
Frais financiers : Frais bancaires.
Figure 6.10 : Saisie du taux de change
Si vous désirez entrer des frais de change pour une devise de la zone Euro, il
vous faut revenir sur cette opération en modification, cliquer sur le bouton
Change et saisir dans la fenêtre le montant des frais.
À noter que vous pouvez inverser le sens de la conversion (un euro vaut X
devises, ou bien une devise vaut X euros) en cliquant sur les flèches à droite
du nom de la devise. Vous pouvez ainsi entrer exactement le taux tel qu'il vous
est communiqué. Notez que le taux de change peut être ajusté à tout
moment après la création de l'opération.
Si vous faites un virement entre comptes de devises différentes, Grisbi créera
la contre-opération dans la devise du compte de destination de façon automatique
si le taux de la devise est fixe, et sinon il vous demandera le taux avant de
passer l'écriture.
6.8 Nouveau tiers, nouvelle catégorie ou nouvelle imputation budgétaire
Pour créer un nouveau tiers, une nouvelle catégorie ou une nouvelle imputation
budgétaire pendant la saisie de l'opération, c'est très simple : il vous suffit
de saisir son nom dans la zone de liste déroulante, et Grisbi l'ajoutera
automatiquement à la liste. Vous pourrez ultérieurement faire toutes les
modifications nécessaires dans les onglets Tiers
(chapitre 10), Catégories (chapitre 11) et
Imputations budgétaires (chapitre 12).
Attention : pour saisir une catégorie (ou une imputation budgétaire)
avec une sous-catégorie (ou sous-imputation), il faut respecter la syntaxe
catégorie : sous-catégorie (avec les deux points comme séparateur) sinon
Grisbi ne comprendra pas. De même si vous ajoutez une nouvelle sous-catégorie
(ou sous-imputation budgétaire) à une catégorie (ou imputation) existante.
Vous pouvez également créer un tiers, une catégorie ou une imputation budgétaire
directement dans leurs onglets respectifs.